HOW TO WRITE GOOD EMAIL | TOP 13 TIPS EMAIL SEND करने के लिए | HOW TO SEND PROFESSIONAL EMAIL
How to write good email. हेल्लो दोस्तों कैसे है आपलोग। आज मै फिर से एक नए टॉपिक ले कर आया हूँ। जिसमे आपलोग सिखने वाले है How to write good email. मॉडर्न ज़माने में किसी से बात करने के लिए ये communication का सबसे अच्छा जरिया माना जाता है।
जिसका इस्तेमाल आजकल के दैनिक जीवन में डेली होता है। वो चाहे घर हो या ऑफिस हो। इसके कारण हम अपने बातों को एक जगह से दूसरी जगह पंहुचा सकते है। वो भी एक समय में कई लोगो तक भेज सकते है। बस इसके लिए हमारे पास एक email id होना जरुरी होता है।
एक official mail लिखना और एक दोस्तों को mail करना। दोनों में काफी अंतर होता है। Official mail लिखने समय कुछ बातों को ध्यान देना जरुरी होता है। जिसको काफी सावधानी से लिखना होता है। क्योकि हमारी Business इसी mail पर depend होती है।
तो आपको अपनी Professional mail कैसे करनी है। उसी से रिलेटेड मै आपलोग को Top 13 tips email send करने के बारे में बताऊंगा। जो आपके लिए काफी useful होने वाला है।
TOP 13 TIPS EMAIL SEND करने के लिए
Email send करने से पहले कुछ Tips को follow करे। जिसको मै निचे एक एक कर के बताने वाला हूँ। जो निम्न प्रकार से है:
1. इमेल छोटा लिखने का कोशिस करे
आप जब भी कोई official email करे तो उसको छोटा लिखें। जिसको कम लिखकर सामने वाले को समझाया जा सके। क्योकि आपलोग जानते ही है की हमलोग के पास डेली कितने mail आते रहते है। और हमें सारे काम mail के जरिये ही हैंडल भी करने होते है। तो आप सोच सकते है की सामने वाले के पास टाइम का कितना कमी रहता है।
तो मेरे कहने का मतलब ये है की mail में उतना ही लिखे। जिससे आप अपने बात को सामने वाले को समझा सके। अगर mail बड़ा है तो जो खास बात है उसको बोल्ड करके लिखे। जिससे email पढने वाला आपका बात समझ जायेगा।
2. SUBJECT लाइन ऐसे लिखे की EASY समझ आ जाये
how to write good email में subject line का भी मुख्य भूमिका होती है। Email करते समय हमें इस बात का ज्यादा ध्यान देना चाहिए। की उस mail का subject क्या होगा। अगर आप बिना subject दिए mail send करते है तो receiver end वाले शायद आपका mail open ही न करे। क्योकि उसको लग सकता है की ये एक spam mail है। और वो उस mail को पढने में इंटरेस्ट नहीं रखेगा।
इसलिए कभी भी mail send करे तो उसमे एक effective और informative subject line का use करे। जिससे mail पढने वाले को एक बार में ही समझ आ जाये की mail किस purpose से भेजा गया है। जिससे आपके mail का तुरंत रिप्लाई भी मिलेगा। और आपके mail send करने का मकसद भी पूरा हो जायेगा।
अगर आपका कोई मेसेज है जो सिर्फ subject line में ही पूरा हो रहा है। तो ऐसे में आप उस subject line के बाद EOM(End of Message) का use करे। जिससे कोई भी आपके mail को पूरा ओपन करे बिना आपके mail के बारे में समझ जायेगा। की आप क्या कहना चाह रहे है।
3. SHORT FORM का USE न करे
कभी भी आप जब एक official mail करते है। तो ऐसे में कभी भी short form का use न करे। इससे आप ज्यादा समय नहीं बचा सकते। बल्कि आपका और काम ख़राब हो सकता है। क्योकि आपको ये पता होना चाहिए की आप एक professional mail कर रहे है। न की अपने दोस्तों के साथ chatting कर रहे है।
Short form use करने से सामने वाले को लग सकता है की आप सीरियस नहीं है। जहा आपका काम बन सकता था वहाँ और ख़राब हो सकता है।
4. दो बातों को एक EMAIL में मिक्स न करे
अगर एक person को दो बात के लिए email करना है। तो उसको दो बात एक ही mail में न करे। दो बात के लिए उसको दो अलग अलग email करे। जिससे उस person को बात को समझना आसान हो जायेगा। जिसको करने में आपका भी ज्यादा समय बर्बाद नहीं होगा।
5. इमेल करते समय ज्यादा CAPITAL और BOLD का USE न करे
आपलोग जब भी कही mail send करे तो उसमे ज्यादा Capital या bold letter का use न करे। जिससे वो email थोडा un-professional दिखने लगता है। वैसे ही कितने लोग mail के बीच में कलर कर देते है या अंडरलाइन कर देते है। जो की सही नहीं होता है। इसको करने से बचे जिससे आपका mail professional दिखेगा।
6. ATTACHMENTS
यहाँ सबसे खास बात ये है की जब भी mail में कुछ file attach करना पड़े। तो ऐसे में ध्यान से mail में उस file को attach करे। क्योकि काफी बार ऐसा होता है की mail लिख दिए है file attach करना भूल गए। जो की काफी गलत बात होती है। एक professional mail करते समय। ऐसे में हमें उस mail को फिर से attach कर के send करना पड़ता है।
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जब जरुरी हो attach करना तभी attach करे नहीं तो फालतू का अटैचमेंट न करे। कुछ भी attach करना भी है तो कोशिस करे की अटैचमेंट कम से कम हो। क्योकि जरुरी नहीं की receiver के पास कंप्यूटर हो। हो सकता है की वो मोबाइल से access कर रहा हो। जहा उसको प्रॉब्लम आ सकती है। अटैचमेंट में files को zip बनाकर send करने की कोशिस करे।
7. अपना नाम जरुर लिखे
जब mail पूरा लिख लिए है तो उसमे अपना नाम जरुर लिखे। जो की लास्ट में हमलोग लिखते है। ये बहुत जरूरी होता है।
8. SPELLING MISTAKE न करे
Mail लिखते समय इस बात का जरुर ख्याल रखे। की कभी कोई spelling wrong न करे। जो आपके के लिए काफी negative point होते है। अगर आपका इंग्लिश कमजोर है तो उसके लिए काफी सारा online platform है। आप उसका use करके mail लिख सकते है। जिससे wrong होने के chance कम हो जाता है।
9. MAIL को GREETING के साथ START करे
जब भी हम mail लिखते है तो उसमे अभिवादन होना जरुरी है। जिससे mail पढने वाले को भी काफी अच्छा feeling आती है। उससे ये नहीं लगता है की ये mail कोई general या simple mail है। जिसको कही से copy कर के send किया हो। Greeting से ये पता चलता है की आप business के प्रति कितने सीरियस है। जिससे आपका एक अच्छा इम्प्रैशन बनता है।
how to write good email में mail को ग्रीटिंग के साथ स्टार्ट करना काफी अच्छा है।
10. MAIL लिखते समय अपने TONE पर ध्यान दे
Mail लिखते समय अपने टोन का ध्यान जरुर दे। क्योकि इससे आपके behave कैसा है वो पता चलता है। जैसे काफी लोग mail लिखते समय Dear Amit न लिख कर सिर्फ Amit लिखते है। वैसे ही mail end करने के बाद अपने नाम देनें से पहले Thanks या Best Regards लिखते है। लेकिन काफी लोग ये न लिख कर सिर्फ अपना नाम लिख देते है।
जिससे काफी rude behave वाला फील आता है। और हो सके सामने वाले को ये बात पसंद न आये। तो कभी भी mail लिखते समय इन बातों का जरुर ध्यान देना चाहिए।
11. UNKNOWN को इमेल करते समय इन बात का ध्यान दे
किसी unknown person को mail करने से पहले कुछ बात का ध्यान दे। उसको अपना परिचय अच्छे से दे ताकि वो आपके बारे में जान सके। उसके बाद आपको जिस बारे में mail करना है आप उस टॉपिक को लिख सकते है।
12. MAIL SEND करने से पहले अच्छे से पढ़ ले
अपने mail को लिखने के बाद तुरंत send बटन प्रेस नहीं करे। उसको एक बार अच्छे से cross check करे। जिससे ये पता चल सके की कही कोई गलती तो नहीं हुई है। जैसे की कोई spelling mistake या गलत sentence तो नहीं लिखा हुआ है। या कभी कभी हमलोग गलत person को mail send कर देते है। तो वहा एक बार ध्यान देना है की सही mail id टाइप हुआ है की नहीं।
क्योकि ये सब हमारे professional छवि को ख़राब कर सकती है। इसलिए इन बातों का ध्यान देना जरुरी है।
13. इमेल का REPLY तुरंत करे
काफी बार ऐसा होता है की हम mail को पढ़ लेते है। लेकिन उसका रिप्लाई देना भूल जाते है या देते नहीं है। तो ये काफी गलत है अगर आप ऐसा करते है तो इसका मतलब है आप उस mail को ignore कर रहे है। पढ़ते ही उसका रिप्लाई करना चाहिए ये एक अच्छी habit मानी जाती है।
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अगर आपके पास समय नहीं है रिप्लाई करने के लिए तो उसको एक छोटा सा mail करे। आपका mail मिल गया है मै जल्दी ही आपसे कांटेक्ट करूँगा, धन्यवाद्।
CONCLUSION
How to write good email में आपने जाना की किस तरह से mail को लिखा जाता है। जिससे आप अपने ऑफिसियल मेल करने का तरीका सिखा। उपर दिए सारे पॉइंट्स को अगर अच्छे से follow करते है तो आप भी अच्छे से mail कर पाएंगे।
अगर आपलोग को ये पोस्ट अच्छा लगा है तो इसको शेयर जरुर करे। जिससे और भी लोगो तक ये सब इनफार्मेशन पहुँच सकते सके। आप अपने कमेंट हमें मेरे mail id पर कर सकते है।
Thanks.
